4 Tips voor een onweerstaanbare IT-businesscase

Iedereen die in een professionele organisatie werkt herkent processen die niet echt vlotjes verlopen. Doen je collega’s eindeloos herhalend werk? Worden er onnodige fouten gemaakt? Haal je nog niet alles uit je klantcontacten? Dan kan software een uitkomst bieden. Het ontwikkelen van een webapplicatie of mobiele app vraagt tijd en geld, maar levert vaak een veelvoud op. In dit artikel geef ik 4 tips om je collega’s te overtuigen dat jouw optimalisatie de moeite waard is. Zo schrijf je zelf een onweerstaanbare businesscase.

1. Maak je businesscase relevant

Een goede businesscase sluit aan bij de doelstellingen van jouw organisatie. Het is daarom belangrijk om te begrijpen wat de visie is. Als jouw plan aantoonbaar bijdraagt aan die ambities, zal het overtuigen van beslissers veel eenvoudiger zijn. Beschrijf daarom duidelijk de actuele situatie én hoe jouw idee het verschil kan maken:

• Je verhoogt de inkomsten;

• Je verlaagt de kosten;

• Je verhoogt de (klant/medewerker) tevredenheid;

• Je stimuleert het onderscheidend vermogen;

• Jouw idee heeft een positief effect op het imago.

2. Houd je idee simpel

Wanneer je een goed idee hebt, is het verleidelijk om het uit te bouwen. Je bedenkt in sneltreinvaart allerlei secundaire voordelen. Deze bijvangst is belangrijk, maar ook een risico voor je businesscase. Zo kan je plan onbedoeld ingewikkeld worden. Dat vertraagt de besluitvorming, maar ook de realisatie van je plan. Houd het daarom eenvoudig en klein. Alles wat niet essentieel is verplaats je naar de volgende fase(s). Je kunt daardoor sneller beginnen en resultaten boeken. Daarmee ontstaat het bewijs dat jouw idee inderdaad werkt. Gebruik je nieuwe status als procesgenie vervolgens om je andere ideeën te realiseren.

3. Bereken het rendement van jouw idee

Het is tijd om het verwachte rendement te berekenen. Je businesscase moet aantonen dat de som van de opbrengsten meer is dan de totale investeringen in tijd en geld.

Benoem alle zaken die de organisatie moet doen om het idee te realiseren. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van collega’s voor overleg of projectmanagement. Vermeld daarnaast wat je inkoopt bij leveranciers. Dat kunnen producten en diensten zijn. Je maakt je berekening extra toegankelijk door alles uit te drukken in euro’s. Maak onderscheid tussen eenmalige kosten (EK) en terugkerende kosten (TK).

Som alle te verwachten opbrengsten op. Probeer ook hier om tijd om te rekenen naar euro’s. Stel je voor dat hetzelfde werk met minder mensen kan worden gedaan na de invoering van jouw idee. Waar voorheen 2,2 Fte voor nodig was, kan nu met 1 Fte. Door het verschil met een gemiddeld salaris te vermenigvuldigen reken je uit wat de terugkerende opbrengst kan zijn (TO). Vergeet ook hier de eenmalige opbrengsten niet (EO).

Of jouw idee het investeren waard is hangt af van het rendement en de terugverdientijd. Deze kun je nu eenvoudig berekenen. Trek de eenmalige opbrengsten af van de eenmalige kosten. Deel het resultaat door de terugkerende opbrengsten minus de terugkerende kosten, zo dus (EK-EO)/(TO-TK).

4. Bespreek je idee met anderen

Je idee is zonder twijfel het ei van Columbus, maar waak voor tunnelvisie. Een goede businesscase houdt rekening met de impact op de organisatie. Praat daarom met je collega’s. Vraag of zij jouw plan al eens hebben overwogen of geprobeerd. Ontdek hoe zij denken over de implicaties en pas – indien nodig – je strategie aan.

Spreek met specialisten en laat je inspireren door de mogelijkheden die hun kennis toevoegt. Wanneer je overweegt om software of mobiele apps in te zetten om jouw organisatie verder te helpen staat MSML tot je dienst. We denken vrijblijvend mee over jouw plannen en adviseren op het gebied van data en technologie. Samen maken we jouw businesscase onweerstaanbaar.